اتوماسيون اداري

سيستم اتوماسيون اداري چيست؟

قبل از ايجاد سيستم اتوماسيون اداري،در سال 2006 يك تحقيق بر روي ميزان بازدهي سيستم­ هاي اداري صورت گرفت . محققان با نتايج عجيب و تاسف­ انگيزي رو به رو شدند.
از 100 درصد كار روزانه يك اداره تنها 30 درصد آن كار مفيد بوده 70 درصد آن كارهاي غير مفيد مانند كاغذ بازي، نامه نگاري و … بوده است.
اين يك فاجعه بزرگ است فرض كنيد در سال 2021 نيز همچين بازدهي از يك شركت علاوه بر 100 درصد ضرر براي صاحب شركت، به اقتصاد مملكت ها نيز آسيب جدي خواهد رسانيد و آن ­ها را از پيشرفت دور خواهد كرد.
قطعا نوابغ و مخترعان در اين شرايط به فكر اختراع يك سيستم يا نرم­ افزار مي افتند تا بتواند كارهاي مربوط به كاغذ بازي را انجام داده و ارتباط بين پرسنل و سازمان­ هاي ديگر را تسهيل بخشد.
براي سيستم اتوماسيون اداري تعاريف متعددي ارائه شده است كه در ادامه به بعضي از آن ها اشاره مي كنيم:
 يك سيستم مبتني بر كامپيوتر است. اطلاعات را جمع آوري و ذخيره مي نمايد. اين اطلاعات شامل مستندات ، پيام هاي الكترونيك و تمامي فرم هاي ارتباطات اداري بين افراد، گروه هاي كاري و سازمان ها مي باشد.نرم افزار پردازش كلمه و تصويربرداري از مستندات بخش هايي از سيستم اتوماسيون اداري مي باشد.تعريفي كه در ويكي پديا فارسي براي اتوماسيون اداري آمده است به صورت زير است؛ به مجموعه ­اي از روش هاي كاري، سخت افزار و نرم افزار رايانه ­اي مي باشد كه جهت ذخيره، بازيابي و مبادله اسناد و اطلاعات اداري به كار مي رود تعريف شده است.

اهداف استفاده از اتوماسيون اداري

اگرچه در ابتدا اتوماسيون هاي اداري صرفا براي خودكار سازي فرايند نامه نگاري توليد و طراحي و سپس عرضه شد اما پس از گذشت مدت زماني، فرهنگ هاي سازماني متوجه نياز جدي به آن شدند تا با استفاده از آن بتوانند وظايف و فرايند هاي خود را به بهترين نحو به انجام برسانند.
در حقيقت از اتوماسيون اداري به عنوان ابزاري براي بهينه كردن فرايند ها استفاده شد. در حقيقت مي توان اهداف اصلي استفاده از اتوماسيون اداري را رفع نياز هايي از جمله بزرگي سازمان، پيچيدگي هاي فرايند نامه نگاري، آرشيو الكترونيكي، نامه هاي ارسالي و هم چنين دريافتي فراوان و هم چنين اهميت نامه نگاري در يك سازمان دانست.